Upravljanje odsustvima zaposlenih - zašto je to važno i kako pratiti odsustva zaposlenih?

Zašto je uspostavljanje kvalitetnog rješenja upravljanja odsustvima važno?

Nekoliko studija, uključujući studije CIPD-a  koje se odnose na zdravlje i poboljšanje uslova rada,  pokazalo je da je prosječni zaposleni odsutan otprilike 6 radnih dana godišnje.
Najčešći uzroci kratkotrajnog izlaska sa radnog mjesta su uobičajene bolesti poput prehlade i gripe, a sve češći uzrok dugotrajnijih izostanaka su i bolesti mentalnog zdravlja.

  Popis najčešćih uzroka izostanaka sa radnog mesta:

1.   Kratkotrajne i dugotrajne bolesti

2.   Stres i sagorijevanje na poslu

3.   Povrede

4.   Briga o djeci i starijima

5.   Niska motivacija na radnom mjestu

6.   Mobing

Osim finansijskih troškova izostanci zaposlenih uzrokuju i druge probleme, kao što su potreba za preraspodjelom radnog vremena, promjene zaposlenih po smjenama itd. Izostanak pojedinog zaposlenog najčešće se prelama preko leđa prisutnih zaposlenih jer moraju da nadoknade izostanak pojedinog zaposlenog. Osim toga, Studija u vezi sa upravljanjem zaposlenima koju je sproveo Aptitude Software otkrila je da je vjerovatnoća greške u obračunu plata u kompanijama sa digitalizovanim rješenjima za upravljanje radnim vremenom, kao i odsustvima za 7% manja u odnosu na one koje ručno obrađuju ove podatke.

Koje su najbolje strategije za upravljanje odsustvima?

Postoji nekoliko stvari koje je važno naglasiti kada je riječ o upravljanju odsustvima:

1.   Jasno definisana pravila upravljanja odsustvom zaposlenog

Prvo što treba učiniti je uspostaviti jasna pravila za upravljanje odsustvom zaposlenog. Jasna i kvalitetna politika upravljanja odsustvom mora informisati zaposlene o standardima koji se odnose na izostanke.
Takva politika mora osigurati jasne procese upravljanja izostancima zaposlenih.
Ali, šta to konkretno znači? Dobra politika upravljanja odsustvima zaposlenih trebalo bi da zaposlene usmjeri na to:

• Kada i kako obavijestiti nadređene o eventualnim odsustvima
• U kojim slučajevima se zahtjevi za odsustvo odobravaju/odbijaju
• Kada se opcije poput fleksibilnog radnog vremena mogu koristiti sa ciljem smanjenja izostanaka (na primjer mogućnost korištenja remote rada u slučaju bolesti užeg člana porodice)
• Kako se plaćaju izostanci (na primjer bolovanja, godišnji odmori i sl.)
• Kada će se preduzeti disciplinske mjere (na primjer ako zaposleni neopravdano izostaje sa radnog mjesta)
• Kako se vratiti na posao po prestanku razloga odsustva, posebno kada je riječ o dugotrajnom odsustvu
• Na koji način se bilježe izostanci i kako se ti podaci kasnije koriste. Na primjer, podaci o upravljanju odsustvima mogu biti dio analitike ljudskih potencijala, s tim da se izostanci mogu uporediti interno među sektorima ili na osnovu industrijskog prosjeka.

2. Uvođenje fleksibilnog radnog vremena i poticanje zdravog načina života

Zdrav način života je važan za sve, a posebno je tu naglasak na fizičkoj aktivnosti zaposlenih (posebno ako zaposleni mnogo vremena provode u kancelariji). Glavna ideja korporativnog wellnessa je pomoći zaposlenima u odabiru zdravijeg načina života.

Mnoge kompanije organizuju različite programe aktivnosti za svoje zaposlene, poput:

• zdravstveno edukativnih treninga,
• sportskih dešavanja,
• svakodnevnih časova joge,
• mogućnosti konzumiranja zdravih namirnica u kompaniji i sl.

To je "win-win" situacija. Zaposleni dobija stvarnu priliku za zdraviji način života, koji dovodi i do kvalitetnijeg života.

Osim toga, kompanije koje ulažu u korporativni wellness dobijaju produktivnije i energičnije zaposlene i smanjuju izostajanje sa posla.

Zanimljivo je da Bredfordova analiza pokazuje da česti kratki izlasci sa radnog mjesta imaju jači negativan uticaj na poslovanje i troškove kompanije, nego dugotrajni izlasci.

Stoga, ako vaš zaposleni javi da je bolestan, recite mu da ostane kod kuće i potpuno se oporavi. To će se pokazati korisnim za zaposlene, kao i za vašu kompaniju - on će se odmarati bez griže savjesti, a vi ćete moći da planirate rad prema raspoloživim resursima.

3. Korištenje softvera za upravljanje odsustvom

Najbolji način za upravljanje izostancima je pomoću specijalizovanog softvera. Rešenja za upravljanje odsustvom najčešće su dio platforme, odnosno rješenja za evidenciju radnog vremena.

Nijedna platforma za evidenciju radnog vremena ne smije zanemariti upravljanje izostancima, posebno u pogledu neplaniranih, čestih i kratkih izostanaka koji obično uzrokuju poremećaje u evidenciji i greške u obračunu plata.

Šta kvalitetan softver za upravljanje odsustvima treba da ima?

Kvalitetan softver za evidenciju radnog vremena i upravljanje odsustvom zaposlenih pomoći će vam da:

• Imate uvid u analitiku kako biste imali kvalitetniji pregled podataka
• Efikasnije rasporedite radno opterećenje
• Povećate produktivnost i angažman zaposlenih
• Lakše se nosite s nedopuštenim i nepoželjnim izostancima (poput čestih kašnjenja i sl.)
• Mogućnost greške prilikom obrade podataka svedete na minimum

Kao što je pomenuto, softver za upravljanje odsustvom zaposlenih najčešće je dio platforme za evidenciju radnog vremena. Takvo softversko rešenje nudi nekoliko funkcija, kao što su evidencija dolazaka i odlazaka, raspoređivanje radne snage i, naravno, upravljanje izostancima zaposlenih na najefikasniji način.

 Špica nudi dva takva rješenja:

• Enterprise rješenje (Time&Space) i
• Cloud verzija (AllHours).

Automatizacija obračuna plata kako bi se izbjegle moguće greške

Uprkos tome što živimo u eri naprednih tehnologija, većina organizacija i dalje ručno vodi evidencije radnog vremena. Na taj način dolazi do velike mogućnosti za grešku, a i do mogućnosti gubitka podataka.

Koji je rezultat takvog načina rada? Greške, dodatni troškovi, a često i nepoštovanje odredbi Zakona o radu. Mnogo je razloga da se radno vrijeme ne prati ručno.

Zamislite zaposlenog koji dobije manju platu zbog greške prilikom ručnog vođenja evidencije. Takvo nešto može izazvati sukobe i nezadovoljstvo zaposlenih. Osim toga, zaposleni mogu izgubiti motivaciju i entuzijazam za rad. Veliki problem je i što računovodstvo mora da izvrši ispravke i na taj način se dodatno gubi vrijeme.

Dalje, čest je slučaj da zaposleni koji su razočarani nepravednim obračunima daju otkaz što uzrokuje dodatni posao sektoru za ljudske resurse u procesu pronalaska novog zaposlenog. Potrebno je raspisati novi konkurs, obaviti razgovore s potencijalnim novim zaposlenima, te odabrati i zaposliti nove ljude. Kao što svi znamo ovo je zahtjevan i skup postupak.

Uz rješenje za evidenciju radnog vremena, kao što je Time&Space, možete jednostavno postaviti izvještaje i izvesti podatke potrebne za obračun plata.

Dalje, možete postaviti fleksibilna pravila za obračun plata, prekovremenih sati, odmora, bolovanja, pauza za ručak, službenih putovanja, noćnih smena itd.

Osim navedenog, korištenje elektronskog rješenja za evidenciju radnog vremena ima i prednosti kada govorimo o usklađenosti za zakonskim propisima.

Poslodavci se moraju pridržavati pravila o ograničenjima kada je riječ o maksimalnim prekovremenim radnim satima i obaveznim minimalnim pauzama za odmor, a mjesečni izveštaji treba da predstavljaju tačan rezultat stvarnih sati provedenih na poslu.

Automatizacija upravljanja odsustvima radi lakšeg upravljanja radnim vremenom

Napredna rešenja za upravljanje radnim vremenom i prisustvima, poput modula za dinamično planiranje Time&Space rješenja, pomažu vam da lako upravljate svim vrstama odsustva i na pregledan način provjerite odsustva zaposlenih.

Platforma omogućava zaposlenima da pojedinačno unesu svoje zahtjeve za naredni period ili predlože izmjene postojećeg rasporeda ako se dogodi neki neplanirani događaj. Zaposleni imaju pregled svog plana rada, realizovanih sati, bolovanja i preostalih dana godišnjeg odmora. Uz ta rješenja za upravljanje radnim vremenom, upravljanje odsustvom je mnogo lakše.

Šefovi mogu planirati rad prema svojim stvarnim potrebama i u odnosu na okolnosti. Dalje, uz automatska upozorenja koja će vas upozoriti na eventualno kršenje propisa, a koja rješenje pruža, uvijek ćete biti u skladu sa zakonskim propisima.

Pravedna evidencija radnog vremena za sve zaposlene

Kada se uvodi sistem za evidenciju radnog vremena, zaposleni mogu iskazivati neodobravanje ili nelagodu. Na primjer, možda su ranije ostajali na pauzama predugo ili možda kasne na posao. Znaju da kad se uvede sistem za evidenciju radnog vremena to više neće biti moguće.

U takvim situacijama potrebno je naglasiti zaposlenima da ima i puno koristi od takvog rješenja. Na primjer, nema više neplaćenih prekovremenih sati i prednost tačnih isplata plata svakako su veliki adut za prihvatanje ovakvog rješenja.

Osim toga, veliki plus je mogućnost unosa želja za radnim vremenom i predlaganja promjena postojećih rasporeda, što zaposlene čini aktivnim saradnicima u procesu planiranja.

Zaključno, programsko rješenje za evidenciju radnog vremena i kontrolu pristupa doprinijet će pravednom rješenju evidencije radnog vremena za sve zaposlene. 

Povećanje efikasnosti HR sektora

Upravljanje odsustvima pomaže šefovima i sektoru ljudskih resursa da prepoznaju trendove odsutstva pre nego što se pojave stvarni problemi. Na osnovu prethodnih sezona ili godina, moguće je predvidjeti trendove izostanaka i vidjeti izostaju li pojedini zaposleni više u odnosu na prosjek.

Nadalje, ti podaci mogu pružiti uvid u proizvodnji koja zahtjeva više ili manje radnika u jednoj smjeni. Možda najvažnije, moguće je dosljednije sprovoditi pravila i kontrolisati probleme troškova, rizika i produktivnosti povezane sa izostankom zaposlenih.

Kašnjenja zaposlenih i bolovanja neki su od najčešćih razloga izostanka zaposlenih. Kao što je opisano u članku "Učinci izostajanja sa posla na produktivnost, efikasnost i profitabilnost kompanije", a koji je objavljen 2018. godine u časopisu Business and Economic Research troškovi neplaniranih izostanaka mogu predstavljati do 8,7% svih troškova povezanih sa radom. To znači da se produktivnost smanjuje za oko 20%.

Važno je uspostaviti strategije, politike, procese i postupke za smanjenje izostanka zaposlenih i uspostaviti sistem za pravilno upravljanje i evidentiranje izostanaka, radi precizne obrade plata i zbog svih drugih pomenutih razloga.