Špicino rješenje za evidenciju radnog vremena + Wi-Fi = ništa više ne treba kliknuti
Rješenje: Evidencija radnog vremena
Sadržaj:
· Kako je Sirius 2010 spojio Špicino rješenje sa lokalnom Wi-Fi vezom?
· Zašto su novozaposleni uzbuđeni kada shvate da su automatski prijavljeni pri dolasku na posao?
· Kako su definisali zonu automatske registracije u kompaniji?
Sirius 2010
· Industrija: IT
· Veličina kompanije: mala kompanija
· Broj zaposlenih: 18
· Specijalnosti: Sirius se najviše bavi sistemskim integracijama
O SIRIUSU 2010:
Povezani sa globalnim brendovima
„Sirius 2010 se najviše bavi pametnim (smart) tehnologijama“– kaže generalni direktor Duško Opajić. Pored Špice sarađuju sa mnogim poznatim IT brendovima, kao što su Lenovo, Dell, HP, Bitdefender, Microsoft… Kompanija je osnovana 2007. godine. Kao IT kompanija Sirius 2010 je potpisao ugovor o tehničkoj i poslovnoj saradnji sa Špicom i zadužen je da njene proizvode za kontrolu pristupa i evidenciju radnog vremena predstavlja na tržištu Bosne i Hercegovine.
Izazovi: Kako navesti ljude da se registruju
„Čim radnici uđu u Wi-Fi zonu, oni su prijavljeni. Čim odu, Wi-Fi veza se prekida i odlazak sa posla se registruje.“
Prije uvođenja Špicinog rešenja naša kompanija je koristila papir i olovku za bilježenje radnog vremena, što je bila prava glavobolja. Izazov je bio navesti ljude da se prijave kada uđu u kompaniju kako bismo mogli da registrujemo koliko dugo su bili na poslu, koliko su radili prekovremeno itd.
A onda je sistemski inženjer kompanije, koji je volio da istražuje i traga za novim rješenjima, napravio posrednički softver za integraciju Špicinog rešenja za pristup internetu All Hours i lokalnog Wi-Fi sistema.
Rješenje: Wi-Fi zona za automatsku prijavu
„Svi zaposleni koriste službeni mobilni telefon. Zbog toga smo u mogućnosti da za svaki uređaj/telefon iskoristimo IP/MAC adresu na našoj Wi-Fi mreži, kako bi imali informacije ko od radnika pristupa mreži i kada, a samim tim i evidentiramo i radno vrijeme. Isto važi i za privatne ili službene odlaske iz kompanije.''
Istovremeno, svako od zaposlenih može putem aplikacije na telefonu označiti da li se radi o privatnom ili službenom izlasku. „Na kraju dana tačno vidimo ko od zaposlenih je bio u kompaniji i koliko dugo je ko bio u njoj.“ - objašnjava Duško Opajić. Dodaje da se radnici mogu evidentirati i sa terena putem mobilne aplikacije.
Sistem su inače napravili tako da se telefoni povezuju na lokalni Wi-Fi, koji je oko 15 do 20 metara udaljen od centra kompanije. Čim radnici uđu u Wi-Fi zonu oni su prijavljeni. Čim odu, Wi-Fi veza se prekida i odlazak s posla se registruje.
Ako se neko vrati na posao poslije 16 sati da nešto uzme, radno vrijeme se ponovno registruje, ali radnik to može da ispravi preko mobilne aplikacije ili u Špica All Hours. Preko aplikacije se traži i odsustvo, prijavljuje bolovanje itd.
Tehnički to izgleda ovako:
1. Program (integracija) prepoznaje IP ili MAC adresu telefona korisnika, kada on stigne u kancelariju. Tada se vrši automatsko povezivanje na lokalni Wi-Fi.
2. Softver zatim kreira clock-in bilješku za korisnika.
3. Kada korisnik ode na užinu, šalje se lunch event (u određeno doba umesto departure koristi se lunch).
4. Kada se korisnik vrati sa užine automatski se evidentira dolazak, a kasnije i odlazak s posla.
Da li tu opciju koriste i klijenti Siriusa 2010? Nažalost, uprkos prednostima takvog sistema navike je teško promijeniti. „Većina kompanija veoma je vezana za kartični sistem i terminale u kombinaciji sa kamerama. Ponekad čak izbjegavaju da zaposlenima instaliraju aplikaciju na telefone“, kaže Duško Opajić i dodaje: „Mi smo IT kompanija, a i ljudi rade na terenu. Zbog toga smo mnogo fleksibilniji. Ali većina ljudi se plaši nove tehnologije.“
Na privatnim telefonima se ta opcija ne može koristiti zbog zaštite ličnih podataka. Kada bi kompanije više kupovale službene telefone radnicima, bilo bi više mogućnosti da se na taj način organizuje kontrola dolaska zaposlenih na posao.
Mnogo je izvesnije da će se već za godinu ili dvije to obavljati preko NRC čitača na mobilnim telefonima. Duško Opajić: „Sve će biti na mobilnim telefonima, od mobilnog plaćanja do pasoša, lične karte i kreditne kartice. Telefon će nam biti sve. Mi to već nudimo preko Door Clouda.“
Đorđe Radojković (lijevo na slici) je razvio apikaciju za povezivanje Špicinog rješenja All Hours i Cambium Networks Wi-Fi rješenja
Rezultati
Prednosti su vrlo jasne:
· Zaposleni ne moraju da razmišljaju kako da se prijave pri dolasku ili odlasku jer se sve odvija automatski.
· Sistem je doprinio produktivnosti ljudi iz administracije.
· Svi ovi podaci se koriste i za obračun plata, a uz mobilnu aplikaciju i za bolovanje, godišnji odmor, prekovremeni rad vikendom…
· Korištenje mobilnog telefona za prijavu sa terena ima još jednu prednost: Zbog geolokacije se vrlo brzo može ustanoviti da li je zaposleni zapravo na radnom mjestu na terenu ili sjedi negdje u kafiću.
Anegdota: „Pa, i ne moraš da klikneš.“
Kada dođu novi zaposleni, često poslije nekoliko dana pitaju kako se vrši evidencija. Razgovor izgleda ovako:
· Odgovor šefa na to pitanje: „Već ste registrovani.“
· Sledi pitanje: „Pa, kako?“
· „Automatski putem mobilnog telefona.“
· „U redu. Ali kako? Ja ništa nisam kliknuo na svom telefonu.“
· „Pa, i ne moraš da klikneš.„
