Multitasking - ima li više koristi ili štete?

Multitasking je zapravo mit koji nas čini manje produktivnima u poslu i životu. U nastavku ćemo prikazati rezultate nekih znanstvenih eksperimenata na temu multitaskinga i dati nekoliko korisnih savjeta vezano za povećanje produktivnosti.

Umjesto obavljanja više zadataka odjednom, iznimno je važno fokusirati se na ono što je zaista važno.

Mentalno žongliranje je tihi ubojica

Rijetko kada je svijet rada doživio toliko važnih promjena u tako kratkom razdoblju i to na globalnoj razini kao u vrijeme pandemije. Gotovo nijedna tvrtka nije izbjegla uvođenje rada na daljinu i to gotovo preko noći. Osim toga, danas više nego ikad imamo različitih izvora informacija, interesa koje pokušavamo zadovoljiti, vještina koje želimo svladati... Ponekad se može činiti da je i cijela godina prekratka za sve što bismo željeli odraditi.

Nadalje, realno govoreći - praktički smo stalno na mobitelima. Istraživanja pokazuju da mladi u Americi provode u prosjeku 7,5 sati svaki dan u doticaju s medijima, a 29% tog vremena provode informirajući se istovremeno kroz različite oblike medija. Podaci iz drugih zemalja pokazuju sličan obrazac i za tinejdžere i za odrasle.

Živimo u ekonomiji pažnje, ali malo znamo o posljedicama tako intenzivne disperzije mentalnog fokusa na ljudska bića. Usporava li naš mozak? Povećava li se razina stresa?

Koja je cijena multitaskinga?

Multitasking nije tako beznačajan kako se može činiti. Mnoga istraživanja govore u prilog tome da ljudski mozak može raditi samo jednu stvar istovremeno.

Multitasking negativno utječe na brzinu rada i točnost obavljanja zadataka. Ljudima koji takve zadatke odrađuju obično je potrebno više vremena da dovrše zadatak i rade više pogrešaka pri prelasku između zadataka u usporedbi s onima koji obavljaju jedan zadatak.Oni koji su izloženi medijskom multitaskingu (provjeri informacija sa više različitih kanala i medija), također su izloženi negativnim posljedicama.

Rezultati su to studije koje je rađena na Stanfordu

Ljudi koji su redovito bombardirani s nekoliko e-kanala komunikacije pate od loše koncentracije i imaju lošije pamćenje u usporedbi s onima koji nisu u toj mjeri izloženi informacijama. Osim toga, nisu u stanju filtrirati ono što nije relevantno za njihov trenutni cilj.

Ako mislite da možete istovremeno telefonirati, čitati whats-up poruke i provjeravati svoju e-poštu, to će se na kraju vratiti kao vrlo negativan rezultat i iskustvo. Istraživači sa Stanforda upozoravaju da čak i pokušaj takvog načina rada može narušiti vašu kognitivnu kontrolu. 

Multitasking može dovesti do mentalnog umora.

Još jedan problem je što multitasking utječe na našu sposobnost učenja jer da bismo naučili, moramo se moći koncentrirati na materiju. Nedavno istraživanje pokazalo je da studenti manje nauče kada šalju poruke ili koriste društvene mreže za vrijeme predavanja.

Čak se i vještina čitanja i točnost domaće zadaće smanjuju ako smo na društvenim mrežama. Jedno istraživanje pokazalo je da je studentima koji su pokušali obavljati više zadataka odjednom bilo potrebno više vremena za odraditi zadaću i ocjene su im bile lošije. Na taj način dolazi do smanjenja sposobnosti učenja, a u svijetu u kojem se iznimno cijeni agilnost, fleksibilnost i prilagodljivost, sposobnost učenja je najtraženija soft skill.

Multitasking nije nužno loša stvar

Multitasking je prilično kontroverzna tema. Za razliku od većine istraživanja na tu temu, koja su se usredotočila na nedostatke odrađivanja više zadataka odjednom, neke nedavne studije otkrile su i neke potencijalne prednosti kao što je povećana kreativnost.

Multitasking može povećati vašu kreativnost smanjenjem kognitivne fiksacije na problem. Osim toga, može vas naučiti kako se nositi s kaosom i upravljati teškim situacijama s kojima se susrećete. Kada su u pitanju manje zahtjevni zadaci, multitasking može uštedjeti vrijeme i novac, sprječava dosadu, smanjuje odugovlačenje, poboljšava vaše razmišljanje izvan okvira i daje vam energiju.

Zahtjevniji zadaci moraju se obavljati jedan po jedan

Više studija je potvrdilo da je multitasking vrlo neučinkovit kada su u pitanju složeni zadaci. Kada svoju pažnju podijelite na više teških zadataka istovremeno, zapravo se posao ne odradit kako treba. U tom slučaju – radite manje, pod stresom ste i lošije obavljate posao.  To je posebno slučaj kada zadaci zahtijevaju vašu punu pažnju.

U redu je gledati (slušati) TV i zalijevati cvijeće, ali nikako se ne smije u isto vrijeme voziti i slati poruke. Takvo ponašanje ima izrazito negativan učinak na vožnju i reakcije tijekom vožnje.

Dakle, na temelju mnogobrojnih studija o multitaskingu, dokazano je da pokušaj obavljanja više zadataka istovremeno može negativno utjecati na naše živote – ili čak biti opasno. Ljudi na taj način manje rade i češće griješe.

Korisne navike i savjeti koji mogu pomoći pri svladavanju lošeg utjecaja multitaskinga

Radno vrijeme može pomoći kod raspodjele zadataka

Saznajte koliko je vremena utrošeno po projektu

Detaljna izvješća

Upravljanje smjenama i radnim satima zaposlenika

SAZNAJTE VIŠE!

1.) Odrađujte zadatak po zadatak

Umjesto da pokušavate obavljati više zadataka istovremeno, poradite na svojoj sposobnosti da se usredotočite na jedan zadatak. Po završetku tog zadatka, prijeđite na drugi zadatak. To se zove duboki rad (deep work).

Ulaganje pune pažnje u jedan zadatak itekako se isplati, donosi izvanredne rezultate i omogućuje vam da dosegnete potrebnu dubinu u obavljanju zadatka.

U svakodnevnom životu, odrađivanje zadatak po zadatak se može lako prakticirati. Odaberite zadatak, nešto što morate učiniti, a nije nužno zabavno ili uzbudljivo, a zatim se posvetite obavljanju tog zadatka punih 20 minuta. Ni više ni manje. Možete koristiti štopericu kako biste bili sigurni da ste baš punih 20 minuta posvetili tom zadatku. Na taj ćete način ojačati svoje vještine predanosti pojedinom zadatku i izgraditi samodisciplinu. Kada obavljate više zadataka istovremeno, jednostavno nemate dovoljno vremena da dovršite svoj posao. To nas dovodi samo do frustracija.

Koncentriranje na pojedini zadatak donosi mnogo prednosti za naš um i tijelo. Mnoge terapije koje se temelje na svjesnosti mogu čak pomoći pacijentima koji pate od depresije, anksioznosti, kronične boli i drugih stanja.

2.) Posvetite punu pažnju jednom zadatku

Potrudite se izvršavati zadatke jedan po jedan. Ako vaša pozornost počne slabiti, obično nakon otprilike 20 minuta, možete se prebaciti na novi zadatak, ali odvojite trenutak i ostavite si bilješku o tome gdje ste stali s prvim. Zatim novom zadatku posvetite punu pažnju, opet - koliko god više možete.

 3.) Ne gubite dragocjeno vrijeme

Prema American Psychological Association, čak i kratki mentalni prelasci nastali prelaskom između zadataka mogu nas koštati smanjenjem produktivnog rada od čak 40% - sjetite se, to su upravo ona provjeravanja društvenih mreža – “ma samo da vidim što ima novog” :)

Kako su zadaci u istraživanju postajali sve složeniji, sudionici su gubili sve više vremena, a ljudima je trebalo znatno više vremena za prebacivanje između složenijih zadataka. Potrebno vrijeme za prebacivanje za zadatke bilo je sve veće kada su sudionici prelazili na relativno nepoznate zadatke.

4.) Morate se znati “isključiti”

Činjenica je da se sve veći broj ljudi suočava s vremenskim pritiskom i velikim brojem obveza. Rijetko kad usporimo s našim obvezama i zato je nužno ograničiti naše obveze, odnosno odrediti prioritete.

Zdrave navike su tajna obavljanja kvalitetnog posla – spavanje, zdrava prehrana, kratke pauze i redovita tjelovježba  ključ su dobrog zdravlja i koncentracije. Stavite sebe na prvo mjesto.

Nitko ne bi trebao očekivati ​​od nas da uvijek budemo dostupni – a to se odnose i na nas same. Procjenjuje se da stalna prisutnost (primjerice, raditi dok smo bolesni) košta američke tvrtke oko 226 milijardi dolara godišnje zbog izgubljene produktivnosti!

5.) Dobro se organizirajte i završite ono što ste započeli

Kada je posao u pitanju, cilj je raditi na važnim zadacima, a manje na onom što je manje važno. Stvaranje kaotičnog rasporeda nije dobra ideja. Pazite na svoje zadatke i raspored i čuvajte vrijeme za ono što je važno. Jednostavno, nije potrebno odmah odgovoriti na svaki e-mail ili se odmah javiti na mobitel. Ukoliko radimo na važnom zadatku, to može pričekati. Dakle, morate odrediti kada treba “zatvoriti svoja vrata”. U prošlosti, ljudi su to činili kada su morali naporno raditi na nečemu, posvetiti se dubokom radu ili ako su samo trebali razbistriti svoj um. Činiti istu stvar s mobitelom i računalom možda je još važnije ako želite biti produktivni i kreativni. Odvojite neko vrijeme za kvalitetan rad.

Žene nisu bolje u multitaskingu od muškaraca

Raširen je mit da su žene bolje u multitaskingu od muškaraca. Međutim, ovakvo što nikad nije bilo potkrijepljeno dokazima, što znači da su dodatni kućanski poslovi koje žene obavljaju upravo to – dodatni posao. Studija, objavljena u časopisu Plos One, pokazala je da niti jedan spol nije bio bolji od onog drugog kada je u pitanju multitasking. Muškarci i žene u multitaskingu su podjedanko (ne)uspješni.

Postoji čak i opasna strana ovog mita: od žena se očekuje da odrade sve u kućanskim poslovima. Važno je reći da ova obveza može utjecati na mentalno zdravlje žena, kao i na njihovu sposobnost da se istaknu na poslu. Mnogi smatraju da je razbijanje takvih mitova o ženama kao superherojima vrlo važna i da se treba raditi na tome da se ženama olakša obavljanje svih poslova, odnosno da dio poslova odrađuju i muškarci.

Zaključno, multitasking je neučinkovita metoda koja donosi loše rezultate i neprijatelj je produktivnosti, posebno kada su u pitanju složeniji zadaci. Upravo zato, potrebno je odrađivati zadatak po zadatak i na taj način postići sve što smo si zacrtali.