Mora li inventura biti “problem”?

Zašto radimo inventuru osnovnih sredstava?

Inventura ili popis osnovnih sredstava neke kompanije ili ustanove nije samo zakonski propisana obaveza već je i nužna za bilo koju vrstu organizacije kako bi se znalo s kojim to sredstvima i kako raspolaže pojedina organizacija. Upravo zato, od velike je važnosti provesti inventuru na kvalitetan način.

Cilj inventure je uskladiti fizičku prisutnost sredstava s onim što je zapisano u knjigovodstvenim evidencijama.

Postoje različiti oblici inventure:

• Redovita koja se vrši prije sastavljanja godišnjih financijskih izvještaja
• Izvanredna koja se provodi ako se pojavi potreba i
• Kontinuirana koja se u toku financijske godine provodi po unaprijed zadanim planovima i to na način da se barem jednom u financijskoj godini mora provesti inventura.

Koji su koraci provođenja inventure?

Prilikom provođenja inventure moguće je, okvirno, identificirati nekoliko faza:

1)     Uvodna faza pripreme – nužno je imenovati popisnu komisiju i pripremiti popisna mjesta i materijal, pripremiti plan popisa i sastaviti upute vezano za popisivanje

2)     Faza popisivanja – potrebno je fizički provjeriti imovinu i obaveze te popuniti liste koje prikazuju stvarno zatečeno stanje.

3)     Faza usporedbe – Potrebno je utvrditi odgovara li stvarno (popisno) stanje stanju kako je evidentirano u knjigovodstvu.

4)     Faza izvještavanja – potrebno je sastaviti izvještaje o obavljenom poslu i navesti prijedloge što će se učiniti s utvrđenim razlikama u stvarnom popisu i knjigovodstvenom popisu.

5)     Odluka uprave društva – Društvo, odnosno uprava društva donosi konačnu odluku o rezultatima obavljene inventure.

6)     Faza promjene podataka u knjigovodstvenim evidencijama – Nakon što je sve prethodno završeno, nužno je provesti promjene i knjigovodstveno, odnosno uskladiti stvarno stanje i knjigovodstveno stanje.

Što dobivamo tačnim inventurama i kako olakšati postupak popisivanja osnovnih sredstava?

• Znamo stvarno stanje naših osnovnih sredstava za rad,
• Znamo ko koristi sredstva,
• Možemo pravovremeno nabaviti nova sredstva jer imamo uvid u stvarno stanje,
• Sredstva lakše održavamo, a preventivno održavanje produljuje i životni vijek sredstava,
• Pridonosimo tačnosti financijskih izvještaja.

Na taj način dolazi do efikasnijeg i boljeg upravljanja osnovnim sredstvima, manji su troškovi i kvalitetnije vođenje evidencije opreme koja je nužna u svakodnevnom poslovanju. Dakle, kvalitetnim provođenjem inventurnog popisa, dolazi do ušteda i pozitivnih efekata na samo poslovanje.

Ipak, sve navedeno nije jednostavno provesti, posebno ako se sve provodi ručno. Zanima vas kako vam u provođenju inventure može pomoći naš programski sistem ADVANTAS za popis osnovnih sredstava? Javite nam se!