Jednostavno i brzo popišite osnovna sredstva
Inventura i vođenje ažurnog popisa osnovnih sredstava zakonska je obaveza, ali može biti i od velike pomoći u svakodnevnom poslovanju i radu. Za rad svake organizacije (preduzeća, ustanove, obrta i sl.) potrebna su određena sredstva za rad. Neophodno je i korisno znati u svakom trenutku u kakvom je stanju naša oprema, je li vrijeme za redovan pregled, je li dio opreme spreman za otpis ili za zamjenu i sl. Ako uzmemo u obzir veliki broj sredstava koje ima svako preduzeće, onda je potpuno razumljivo da je vrlo teško i zahtjevno sve to voditi ručno. Prije svega, zato što će se događati greške prilikom vođenja, mnoge stvari se neće zabilježiti i de facto moramo imati osobe koje će našoj organizaciji dio radnog vremena posvetiti ovom zadatku. Međutim, ako se taj dio poslovanja digitalizira, dobivamo posložen sistem u kojem se lako snalaziti i koji omogućava uvođenje reda u rad ovog dijela poslovnog procesa.
Osim ažurnih i tačnih podataka o osnovnim sredstvima (što je preduslov za sve daljnje aktivnosti), važne prednosti elektroničkog sistema za popis osnovnih sredstava su i:
1. Mogućnost lakšeg održavanja i servisa osnovnih sredstava
2. Poslovne analize, izvještaji i statistika
3. Povezivanje s računovodstvenim programima
4. Historija aktivnosti
1. Mogućnost lakšeg održavanja i servisa osnovnih sredstava
Uz napredni sistem za popis osnovnih sredstava moguće je, osim inventure pratiti i zaprimati zahtjeve za servisom, izdavati i evidentirati radne naloge sa zadacima i servisnim aktivnostima. Zašto je to važno? Zbog mogućnosti praćenja izvršenih servisnih aktivnosti na osnovnim sredstvima i donošenja odluka o rashodu i nabavci zamjenskih sredstava. „Zdravlje“ osnovnih sredstava najbolje je održavati periodičnim pregledima. Na taj način povećavamo poslovnu efikasnost i izbjegavamo situacije zbog kojih se događaju neželjeni kvarovi ili neplanirani servisi na pojedinim sredstvima koja svakodnevno koristimo u radu.
2. Poslovne analize, izvještaji i statistika
Tačni i dostupni podaci su nam od izuzetne važnosti ako želimo imati što kvalitetnije podloge za donošenje poslovnih odluka. Jedan od glavnih problema kod ručnog vođenja popisa osnovnih sredstava je i to što se kod takvog rada često događaju greške u radu koje se ne evidentiraju, a utiču na tačnost poslovnih izvještaja i analiza. Korištenjem naprednih informatičkih sistema ovaj se problem eliminiše i osigurava se tačna statistika i pregledni izvještaji koji se vrlo brzo mogu kreirati u sistemu i koristiti za daljnje aktivnosti i donošenje odluka.
Advantas - program za zdravlje osnovnih sredstava
- Tačni i ažurni podaci
- Održavanje i servis osnovnih sredstava
- Napredni sistem izvještavanja i statistika
3. Povezivanje s računovodstvenim programima
Jedna od prednosti korištenja programskog sistema za inventuru osnovnih sredstava je mogućnost povezivanja s računovodstvenim programima. Na taj način se izbjegava nepotrebno prepisivanje podataka i skraćuje vrijeme prijenosa podataka. Osim što se štedi vrijeme i resursi, eliminisana je mogućnost greške pri transferu podataka.
4. Historija aktivnosti
Često se događa da je u sam proces inventure i popisa osnovnih sredstava uključeno više radnika ili čak i više različitih odjela unutar organizacije. U svakodnevnom radu to je uobičajena pojava. Međutim, na taj način moguće su i greške i vrlo je važno imati uvid u realnom vremenu ko je, kada i šta radio nad podacima, koje promjene su provedene i koje aktivnosti su odrađene u pojedinom procesu ili nad pojedinim osnovnim sredstvom. U slučaju ručnog bilježenja, historiju aktivnosti nije moguće provjeriti niti naknadno utvrditi šta se događalo. To nam može predstavljati problem ako dođe do nekih grešaka koje se trebaju ispraviti. Prednost elektronskog popisa osnovnih sredstava je u tome što se takve situacije mogu prevenirati i naknadno provjeriti sve aktivnosti što u svakom slučaju ubrzava provjeru situacija u kojima je potrebno nešto mijenjati.
Sve navedeno omogućuje Advantas. Advantas je rješenje koje je razvio tim stručnjaka Špice i kojim se postiže digitalizacija poslovnog procesa, smanjuje mogućnost grešaka i osigurava „zdravlje“ osnovnih sredstava što je ključno za svakodnevno funkcionisanje svake organizacije.
Zahvaljujući naprednim funkcionalnostima Advantas sistema izbjegavaju se situacije u kojima će jedan dio poslovanja trpiti jer je došlo do problema s pojedinim dijelovima opreme i što onemogućuje daljnji rad. Baš onako kako svako od nas treba paziti na svoje lično zdravlje, tako moramo paziti i na zdravlje naših osnovnih sredstava. Doktor za osnovna sredstva je – Advantas.
