Da li se evidencija radnog vremena odnosi samo na registraciju dolazaka i odlazaka?
Razvoj IT industrije u velikoj mjeri je uticao i na način vođenja evidencije radnog vremena i kontrole pristupa. Mnoge kompanije prelaze na naprednija rešenja za evidenciju radnog vremena, osiguravajući na taj način jednostavnije i brže vođenje takvih evidencija. Kada se govori o evidenciji radnog vremena, neretko se nailazi na pogrešna mišljenja da je evidencija potrebna samo zbog registracije dolazaka i odlazaka zaposlenih. U dosadašnjem radu često smo se i sami susretali sa ovakvim i sličnim stavovima. Tek nakon što se krene u razmatranje projekta, vidi se koliko je tu pojedinosti u igri.
Osim zakonske regulative, kada se govori o evidenciji radnog vremena, često se pokaže potreba za prikupljanjem i obradom dodatnih podataka, a koji su potrebni kako bi se ovaj dio posla potpuno i temeljno odradio. Naime, iako se smatra da je dovoljno registrovati dolazak i odlazak zaposlenog (eventualno i pauzu), često je potrebno voditi računa i o nizu drugih podataka i informacija. Nije jednostavno evidentirati radno vrijeme, a samo neke od kategorija podataka o kojima treba voditi računa su i podaci o:
- bolovanju zaposlenih,
- plaćenom radnom vremenu,
- neplaćenom radu,
- noćnom radu,
- podnošenju zahtjeva i odobravanju godišnjih odmora,
- prekovremenim satima.
Navedene kategorije nisu važne samo sa aspekta kvalitetne analize i praćenja zaposlenih u kompaniji, neke od njih se moraju evidentirati zbog zakonske obaveze koju poslodavac ima. Na primjer, zakonom je propisano da zaposleni koji radi praznicima i neradnim danima, mora biti više plaćen nego što je to uobičajenim danima. Osim toga, zaposleni imaju zagarantovan dnevni odmor (pauzu), ukoliko rade više od 6 sati taj dan. Između završetka jedne i početka druge smene, mora se napraviti pauza, kako bi poslodavci bili u zakonskim okvirima. Ovo su samo neki od detalja o kojima je neophodno da se vodi računa. Osim toga, kvalitetnom analitikom poslodavci mogu detaljno utvrditi niz pojedinosti vezano za zaposlene. Na primer, precizno se može utvrditi broj sati odsutnosti, produktivnost zaposlenih ponaosob i sl. Na osnovu ovakvih analiza, mogu se donositi odluke vezane za napredovanje zaposlenih i analize radne uspješnosti. Moguć je i uvid u to koliko je određeni zaposleni opterećen i da li je potrebno da se naprave dodatne preraspodjele zaduženja unutar organizacijske strukture kompanije.
Da li postoji efikasniji način vođenja evidencije radnog vremena od ručnog zapisivanja?
Zakonom nije propisan oblik vođenja evidencije, odnosno moguće je evidenciju voditi ručno (na primer, zapisivanjem podataka o radnom vremenu na papir ili preko Excel tabela) ili elektronskim putem. Ipak, način na koji će se voditi evidencija, u praksi uglavnom zavisi od broja zaposlenih. Naime, nije svejedno da li neka organizacija ima 5 zaposlenih ili 30 i više. Svakako je jednostavnije voditi evidenciju radnog vremena ručno ili putem Excel tabele, ukoliko se radi o manjem broju zaposlenih. Međutim, što organizacija više raste, takav način vođenja evidencije postaje sve složeniji.
Osim toga, prilikom ručnog vođenja evidencije moguće su i brojne greške prouzrokovane ljudskim faktorom. Na primjer, uvek postoji mogućnost da se pogrešno unese vrijeme dolaska ili odlaska zaposlenog, da se na vrijeme ne upiše dogovoreni godišnji odmor za pojedinog zaposlenog i sl. Takve situacije mogu prouzrokovati nepotrebne i štetne probleme u radu i mogu dovesti do grešaka zbog kojih posao može da trpi. Kako bi se to izbjeglo, uvek je bolje i jednostavnije uvesti sistem za evidenciju radnog vremena.
Elektronska evidencija radnog vremena:
Sistem za elektronsku evidenciju radnog vremena omogućava brže i jednostavnije vođenje podataka o radnom vremenu. U sistemu postoji mogućnost podešavanja pravila (na primjer, klizno radno vreme, industrijsko radno vreme i sl.) i na taj način omogućiti različite nivoe prava pojedinim zaposlenima (na primjer, zaposleni mogu vidjeti samo svoje podatke, a šefovi sektora mogu videti i unositi podatke za zaposlene u svom sektoru). Na taj način se vodi računa i o zaštiti ličnih podataka, odnosno postiže se bolja kontrola nad podacima. Osim toga, može da se vidi ko je i kakve promene izvršio nad pojedinim ličnim podacima (imena i prezimena zaposlenih, podaci o radnom vremenu zaposlenih i sl.). Nadalje, šefovi sektora ili sektor ljudskih resursa mogu vrlo brzo da dobiju detaljne izveštaje o radnom vremenu zaposlenih, kako za pojedine zaposlene tako i izveštaje na nivou sektora. Tako mogu da se vide svi važni podaci i ovo osigurava kvalitetnije donošenje odluka na temelju analize ovakvih podataka. Elektronski sistem za evidenciju radnog vremena ima niz prednosti u odnosu na ručnu obradu podataka, odnosno Excel tabele.
Na kraju možemo reći da je sistem za evidenciju radnog vremena dobra poslovna odluka koja može da doprinese bržoj obradi podataka, smanjenju troškova i da osigura više vremena za obavljanje drugih neophodnih zadataka šefovima sektora ili sektoru ljudskih resursa. Samo nekoliko koraka je potrebno da se dobiju detaljni izveštaji, kako za interne potrebe tako i za potrebe uprave, što može biti ključ za unapređenje poslovanja organizacije.
Špica se više od 30 godina bavi proizvodnjom i implementacijom sistema za evidenciju radnog vremena i kontrolu pristupa. Sistem se može implementirati i kao cloud rešenje ili na infrastrukturi (serverima) kupca. Kako sve funkcioniše i koje su sve mogućnosti sistema? Javite nam se i saznajte detalje.
