Zašto Time & Space?

Upravljanje vremenom – zašto?

Zašto trebamo sisteme za evidenciju radnog vremena? Možda bismo se trebali pitati prvo zašto bi uopšte trebali brinuti o radnom vremenu? Na prvi pogled: pa to je nešto što se podrazumijeva! Kad malo dublje razmislimo, priznajući da je to stvar na koju zaista trebamo paziti, onda je odgovor na gore postavljeno pitanje prilično jednostavan: Svi mi trebamo automatizovani sistem, koji će pratiti vrijeme za nas. Nakon svega, ko bi to još želio raditi ručno?

Mnoge organizacije danas uopšte ne postavljaju pitanje potrebe sistema za evidenciju radnog vremena. One to jednostavno moraju imati. Velike kompanije, banke, razne institucije, ministarstva, hoteli, bolnice, fabrike – svi trebaju sistem za za upravljanje kompleksnim radnim vremenaima, prekovremenim satima, fleksibilnim radnim vremenima, planiranjima smjena, zajedničkim pravilima, vladinim legislativama, automatskim obračunima plaćanja, planiranjima ljudskih resursa… Za njih su prednosti jasne, a razlozi za uvođenje takvog sistema evidentni.

Ali, nije baš svaka situacija tako jasna. Neke kompanije još uvijek ne osjećaju pritisak za mjerenje i posmatranje vremena. Isto tako postoje čitavi dijelovi svijeta, gdje iz kulturnih i historijskih razloga vrijeme ne igra takvu ulogu u ekonomiji, kao što je to na europskom kontinentu. Znači, pitanja se nameću – neka vrlo bitna i neka manje bitna. Ali, pojedina od tih pitanja su bazirana na ozbiljnim pogrešnim koncepcijama ili jednostavno – na predrasudama.

Iako nismo baš nepristrasan posmatrač, dozvolite nam i pored toga da ponudimo naš ugao gledanja. Ako ništa drugo, razmislite o tome kao o momentu za pravljenje Vaših vlastitih poslovnih odluka.

NAŠE OMILJENE PREDRASUDE O EVIDENCIJI RADNOG VREMENA

1. TO JE NEŠTO ZA JEDNOSTAVNA, STRIKTNA PRAVILA I SLABO PLAĆENU RADNU KLASU
Upravo obratno. Zašto bi iko trebao kompjuterizovani sistem za jednostavno ”brojanje glava”? Što su kompleksnija pravila radnog vremena, time je sve veća potreba za sistematizovanim pristupom praćenja svega.

2. TO JE SAMO ZA FORSIRANJE DISCIPLINE.
DA, pomaže u discipliniranju. Kako god, mnogo je interesantnije činiti suprotno! Sistem za evidenciju vremena dozvoljava onoliko fleksibilnosti koliko se traži. Pošto se sve bilježi automatski i kalkuliše u minutu, možete priuštiti više ležernih pravila, optimiziranih za svaku individualnu poziciju u Vašoj kompaniji.

3. TO JE NAZADNO RAZMIŠLJANJE I STAROMODAN PRISTUP
Ne baš. Stara i rigidna disciplina može biti nepromišljena, nepopularna i staromodna. Ali, kako smo već naglasili, upravljanje vremenom je daleko od toga da bude samo discipliniranje. Moderna ekonomija se brine o resursima – a vrijeme je ljudski resurs. Zapravo je vrijeme najvrjedniji resurs od svih. Moderni saradnici brinu o svom radnom vremenu baš kao što brinu i o svom slobodnom vremenu. Vrijeme je važan faktor i za saradnika i za poslodavca. A nebriga nikad nije u modi. Ne u ekonomiji. Niti u ozbiljnim kompanijama.

4. VRIJEME NIJE BITNO, BITNA JE PRODUKTIVNOST
Ovo je baš lako. Kako neko uopšte može mjeriti produktivnost bez spoznaje o tome koliko je vremena za to potrošio? Zar se produktivnost ne definiše kao odnos između neto efekta i vremena potrebnog za to? Zar se ne mjeri satima?

5. VRIJEME NIJE BITNO, REZULTATI JESU
Biti fokusiran na rezultate je dobra stvar. Ali, da li to znači da ništa drugo nije važno? Možete li voziti automobil samo pritiskajući pedalu gasa? Baš kao što vozilo treba držati pravac i navigirati, tako i svaki posao treba menadžment. Vrijeme je ljudski resurs direktno povezan sa svim aspektima posla. Rezultati su samo ono što vidimo na kraju lanca.

6. NIJE ISPLATIVO AKO SAM SUVIŠE MALA KOMPANIJA
Prije nego izvučemo zaključke, uvijek je dobra ideja napraviti kalkulaciju. Mi čak ne moramo biti tako temeljiti i uzeti sve u razmatranje. Postoji dobra stara brutalno jednostavna formula za kalkulaciju povrata investicija za bilo koji sistem za upravljanje vremenom. Bićete i sami iznenađeni ciframa koje ćete vidjeti u daljem toku ovog prijedloga projekta...

7. NE UKLAPA SE U KREATIVNU OKOLINU
Teško. Vidjeli smo da zapravo dozvoljava radna pravila budu opuštenija i optimalno prilagođena svakom individualcu u firmi... Nije dovoljno? OK, imamo npr. dva kreativna zaposlena saradnika. Zar ne bismo htjeli znati da jedan od njih treba tipično 40% manje vremena za isti kreativni rezultat? Još uvijek nije dovoljno? A zamislimo da imamo stroge rokove isporuke... Aha!

8. MI IONAKO NE PLAĆAMO PREKOVREMENE SATE
Ako je Vaše radno vrijeme uistino vrlo jednostavno, onda bi glavni razlog za uvođenje sistema za evidenciju radnog vremena trebao i mogao da bude praćenje tog utrošenog prekovremenog rada. Ako nemate prekovremeni rad, možda bi jednostavna kontrola prolaska i jedna Excel datoteka bilo rješenje za Vas.
Ili možda želite samo da znate ko je radio u kojoj smjeni, ko je nedostajao i ko je bio njegova zamjena? Možda i odsutnosti, kao što su bolovanja ili drugi razlozi? A kad smo već kod toga, možda i planiranje i praćenja godišnjeg odmora...?

 
Sve ovo ne govori da je apsolutno svakom potreban sistem za upravljanje vremenom. Uvijek postoje izuzeci i pitati ”zašto” je sasvim legitimno. Pitati i tražiti u ranoj fazi nam pomaže da izaberemo optimalnu soluciju odagnajući sumnje i zadnje namjere.

 
Nadamo se da će Vam ova naša razmišljanja pomoći u razjašnjavanju uloge vremena u savremenoj ekonomiji i Vašoj kompaniji.