Popis osnovnih sredstava
Popis osnovnih sredstava je jedna od onih stvari koje se u svakoj firmi obavljaju povremeno - polugodišnje ili godišnje. Međutim, to predstavlja jedan od rijetkih zadataka s kojim se niko od zaposlenika ne hvata tako rado u koštac. Zašto je to tako?
Razlog je vrlo intenzivan vremenski proces – traje i po nekoliko sedmica, zavisno od veličine kompanije. Za to vrijeme se pronalaze brojni problemi u vidu:
- sredstava koja nedostaju u odnosu na prošli popis,
- sredstava koja uopšte više nisu tu,
- sredstava koja su premještena na neku drugu lokaciju,
- sredstava koja su rashodovana itd.
Za sve ovo vrijeme zaposlenici koji se nalaze u sastavu popisne komisije naravno ne mogu obavljati svoje svakodnevne dužnosti, što svakako uzrokuje i dodatne probleme i s time povezane troškove, koji nisu beznačajni.
Špica Vam predstavlja kompletno rješenje ove problematike, što podrazumijeva naš dobro poznati „Špica projektni pristup“ :
- preuzimanje postojećih oznaka osnovnih sredstava,
- prijedlog budućeg označavanja,
- oprema za označavanje osnovnih sredstava
- oprema za čitanje – evidentiranje osnovnih sredstava
- software za upravljanje osnovnim sredstvima – Osnovna sredstva
- implementacija cjelokupnog sistema
- profesionalne usluge implementacije, parametriranja, uvezivanja sa postojećim IT sistemima (ERP,...), štampanja etiketa
- ugovorno održavanje cjelokupnog sistema.
Opis programa “Osnovna sredstva”
Program "Osnovna sredstva" za ručne terminale namijenjen je obavljanju automatizovanog popisa osnovnih sredstava primjenom bar-kod tehnologije. Omogućava smještanje velikog broja podataka u bazu terminala (više od 100.000 osnovnih sredstava), kao i pripremu i upravljanje svim informacijama koje su popisnoj komisiji potrebne na terenu. Zbog mogućnosti eksporta i importa baza podataka, isti program upotrebljavamo pri prvom popisu, kao i pri kasnijim redovnim ili vanrednim popisima.
Sve funkcije programa su jednostavne za upotrebu i ne opterećuju popisivača. Za upotrebu programa nije potrebno kompjutersko predznanje. Zbog jednostavnosti upotrebe i mnogo mogućnosti koje nudi program, popis postaje znatno brži i manje naporan.
Popisani podaci se smještaju u mobilnoj aplikaciji na ručnom terminalu, a po završenom popisu podaci se prenose na stacionarnu aplikaciju na PC-u, gdje se mogu štampati odgovarajući izvještaji. Podaci sa PC-a se naknadno prenose u centralnu bazu gdje ih obrađuje Vaš standardni program za vođenje osnovnih sredstava.
Moduli programa “Osnovna sredstva”
Modularna struktura sistema omogućava kombinovanje modula za popis, komunikaciju, konsolidaciju i izveštaje. Mobilni dio programa Osnovna sredstva Mobile je predviđen za ručne terminale sa Windows Mobile ili WindowsCE operativnim sistemima. S programom za prenos podataka (ActiveSync) podaci se između mobilnog i stacionarnog dijela prenose brzo i bez grešaka.
Modul »Osnovna sredstva PC« za server - računar sa Windows operativnim sistemom služi za pripremu podataka za terminale, obradu podataka iz terminala, sabiranje podataka više popisnih komisija, formiranje izvještaja o ukupnom popisu ili samo izvještaj jedne popisne komisije. Zbog modularne strukture je moguće sistem prilagoditi različitim korisnicima i načinima upotrebe. Tako je moguće kod manjih kompanija upotrebljavati samo jedan terminal.
Ako imamo više komisija, sve komisije na terminalima imaju iste podatke ili jednostavno dobiju svaka svoj dio podataka. Modul »Osnovna sredstva PC« obezbjeđuje da sva popisana osnovna sredstva budu pravilno evidentirana i prikazana na završnom izvještaju o popisu.
Postupak popisivanja sa ručnim terminalima
Svako popisivanje počinje tako što se prethodno iz programa za evidenciju osnovnih sredstava prenese spisak osnovnih sredstava i lokacija, koje je potrebno popisati. Popisivanje sa mobilnim terminalima započinje tako što se podaci o knjigovodstvenom stanju osnovnih sredstava prenesu iz računara na ručni terminal. Za prenos podataka brine se komunikacijski program ActiveSync, koji je sastavni dio programa Osnovna sredstva. Svaka lokacija i svako osnovno sredstvo mora biti označeno sa metaliziranom ili plastificiranom etiketom sa bar kodom.
Popisivač očita bar-kod prve lokacije koju namjerava da popiše i ulazi unutra. Na lokaciji mora očitati bar kodove svih osnovnih sredstava koji se tamo nalaze. Postupak popisivanja je veoma jednostavan i brz zahvaljujući tome. Kada je očitan bar kod osnovnog sredstva, sredstvo je popisano i informacija je smještena u ručnom – mobilnom terminalu.
Podatke o očitanom osnovnom sredstvu na terminalu možemo pregledati, popraviti opis ili dopisati upozorenje, zabilježiti mjesto troška ili čak, po potrebi, i preimenovati osnovno sredstvo. Radi lakšeg rada moguće je na terminalu pregledati spisak neočitanih osnovnih sredstava na trenutnoj lokaciji.
Kad popišemo osnovna sredstva na svim lokacijama, moramo očitane podatke, koristeći komunikacioni kabl ili stanicu za komunikaciju i punjenje baterije, prenijeti nazad na PC. Na taj način eliminisali smo neophodno, dugotrajno i zamorno traženje osnovnih sredstava ili lokacija po dugim spiskovima, prekucavanje popisnih lista radi unosa podataka u računar i sve greške koje neminovno proizlaze iz ručnog načina rada. Na ovaj način vrijeme popisa od naloga za popis do konačnog izvještaja skraćeno je višestruko. A to je ono što zaista trebate, zar ne?
Tehnička specifikacija (skraćena)
|
Karakteristike rješenja „Osnovna sredstva" |
Prednosti za korisnika |
|
|
Popis osnovnih sredstava preko bar koda |
Unos i identifikacija osnovnog sredstva je brza i tačna. Otpada traženje osnovnih sredstava po spiskovima inventara i unos podataka u računar. |
|
|
Jednostavna upotreba programa i ručnog terminala |
Popis je urađen brže nego ručno - brzina očitavanja je do 500 osnovnih sredstava na sat. |
|
|
Obilježavanje lokacija osnovnih sredstava |
Za svako osnovno sredstvo program registruje u kojem prostoru je bilo popisano, što pomaže pri lakšem kasnijem traženju osnovnih sredstava. Ta informacija je važna pri izradi evidencija. |
|
|
Mogućnost istovremenog rada većeg broja popisivača ili komisija |
Sva imena svih osnovnih sredstava možemo razdijeliti tako da svaka popisna komisija dobije svoj broj osnovnih sredstava koji mora popisati. Svaka popisna komisija upotrebljava svoj ručni terminal. Program na računaru objedinjuje rad svih komisija, tako da dobijamo jedinstveni spisak odnosno jedan zaključni izvještaj popisa. |
|
|
Smještanje i čuvanje više od 100.000 osnovnih sredstava i njihovih lokacija |
Kompaniju nije potrebno dijeliti na više manjih jedinica. Popis izvodimo jedinstveno u cijeloj kompaniji, svi podaci su istovremeno uvijek pri ruci. |
|
|
Preimenovanje opisa lokacija i osnovnih sredstava |
Popisne komisije sve neusklađenosti u vezi s preimenovanjem osnovnih sredstava odmah unose u ručni terminal na terenu. |
|
|
Šifrant naziva osnovnih sredstava |
Jednostavno iskodiramo nazive osnovnih sredstava, čime popisnoj komisiji olakšavamo unos koda, jer ih na taj način unose preko bar koda. |
|
|
Prenumerisanje osnovnih sredstava |
Popisna komisija na terenu može osnovnim sredstvima dodijeliti nove vrijednosti kodova. Opcija je veoma korisna kada želimo pri prvoj inventuri sva osnovna sredstva prekodirati. |
|
|
Ručni unos koda osnovnih sredstava i lokacija |
Ako je bar kod osnovnog sredstva nečitljiv ili nedostupan, bar kod unosimo preko tastature ručnog terminala. Ručni unos možemo lako isključiti i tako komisiji onemogućiti unos nedostajućih osnovnih sredstava, a s tim i razne zloupotrebe. |
|
|
Dodavanje i brisanje novih osnovnih sredstava |
Kada komisija pri popisu nađe osnovno sredstvo koje nije zavedeno ili nema nikakvu oznaku, lako ga unosi u ručni terminal. Dodata osnovna sredstva možemo i brisati. |
|
|
Uključivanje i isključivanje opcija |
Većinu gore navedenih opcija po potrebi možemo uključiti ili isključiti i tako popisnoj komisiji omogućiti upotrebu samo izabranih mogućnosti. Program na taj način jednostavno možemo prilagoditi svakom popisu (prvi, redovni, djelimični, vanredni...) |
|
|
Djelimični popisi |
Kada želimo popisati samo dio osnovnih sredstava, u ručni terminal ubacujemo podatke samo o osnovnim sredstvima koje želimo popisati. |
|
|
Popravljanje popisa |
Osnovno sredstvo možemo popisati i više puta. Pri svakom popisu se označi trenutno izabrana lokacija. Moguće je uključiti i upozorenja pri većem broju popisa. Osnovno sredstvo, koje je bilo popisano, možemo ponovno označiti kao nepopisano. |
|
|
Zapisivanje datuma i sata popisa |
Svaki zapis popisanog osnovnog sredstva nosi tačno vrijeme i datum popisa. To je trenutak, kad smo poslednji put očitali bar kod na osnovnom sredstvu ili njegovu šifru unijeli ručnim putem. |
|
|
ASCII ili TXT format podataka |
Podaci koje pripremamo za ručni terminal su u ASCII ili u TXT obliku. Program sam prepoznaje format podataka. Izlazni podaci, koje priprema program, su uvijek u oba oblika. Tako postižemo lakše prilagođavanje različitim programima za obradu osnovnih sredstava. |
|
|
Ispis statistike popisa |
Popisna komisija ponekad u toku samog popisa želi saznati koliko je osnovnih sredstava popisano i koliko ih nedostaje. |
|
|
Razni izvještaji na računaru |
Nakon prenosa podataka na računar možemo napraviti različite izvještaje i tako u toku popisa dobiti dijelove rezultata. Takvi izvještaji po završenom popisu su i osnova za usklađivanje stanja. Izvještaje je moguće izraditi za svaku komisiju posebno ili možemo ispisati zajednički izvještaj svih komisija. |
|
|
Otporne etikete za označavanje osnovnih sredstava i lokacija |
Mogu se upotrebljavati iste vrste etiketa za najveći broj osnovnih sredstava. Etikete su otporne na udare, ekstremne temperature, vlagu, nečistoće, masti i svjetlost. Standardna, ali ne i obavezna, dimenzija etiketa za osnovna sredstva je 50 x 25 mm, a za lokacije je 63 x 18 mm. |
|
|
Štampanje etiketa s DATAMAX termal transfer štampačima |
Etikete možete štampati sami ili ih možete naručiti od nas. Zbog fleksibilnog štampanja etikete možemo štampati sa postojećim brojevima, tako da nije uvijek neophodno pri prelasku na automatizovan popis mijenjati brojeve osnovnih sredstava. |
|
|
Popis osnovnih sredstava putem LAN-a i WAN-a |
Omogućeno je slanje i objedinjavanje podataka putem postojećih mreža i interneta. |
Sve gore navedeno, naravno, treba biti shvaćeno kao naš prijedlog rješenja za popis osnovnih sredstava temeljen na našem dugogodišnjem iskustvom na ovom polju.
Najveći dio Vaših želja i posebnih potreba se izvrši prilagođenjem već postojećih opcija u programu.
Nadamo se da smo ovim uspjeli da Vam približimo problematiku popisa osnovnh sredstava. Ukoliko budete imali bilo kakvih dodatnih pitanja, naše ljubazno osoblje će rado odgovoriti na njih i posavjetovati Vas u cilju pronalaženja optimalnog rješenja za Vas.
Kontakt osobe za problematiku osnovnih sredstava u Špici su:
Nejra Lalić
tel: +387 33 765 292
fax: +387 33 765 285
email: nejra.lalic@spica.com
Edin Muderizović
tel: +387 33 765 286
fax: +387 33 765 285
email: edin.muderizovic@spica.com
